「文章を考えるのが苦手で、メールを書くのに毎回時間がかかってしまう」
「丁寧な表現がわからず、ビジネスメールで失礼がないか心配になる」
もしそんな悩みを感じたことがあるなら、ChatGPTはあなたの強力な味方になるかもしれません。
本記事では、ChatGPTを活用したメール作成の具体的な事例を紹介しながら、ビジネスパーソンから初心者まで、誰もが簡単にメールスキルをアップさせられる方法をご紹介します。
特別なITスキルは一切不要。スマートフォン1つで始められるのが魅力です。
目次
ChatGPTでできるメール作成とは？
ChatGPTは、OpenAIによって開発された自然言語モデルです。2022年の公開以来、世界中でさまざまな用途に使われてきましたが、特に注目を集めているのが「文章作成の支援機能」です。
メール作成においても、その力は絶大です。たとえば、以下のような用途に対応しています。
- ビジネスメールの下書き作成
- カジュアルな友人宛メールの文面提案
- クレーム対応の丁寧な返信文
- お礼メールや季節の挨拶メール
- 受信メールに対する返信文の作成
- 定型業務メールのテンプレート化
- メールマガジンの草案作成
- 複数宛先（To/CC）のバランスを取った文面調整
「文章が浮かばない」「どう始めていいかわからない」──そんなとき、ChatGPTはゼロから形をつくってくれます。
初心者でもすぐ使える！基本のプロンプト例
ChatGPTを使う際に、精度の高い返答を得るにはプロンプト（指示文）の書き方が非常に重要です。おすすめの構成方法は、以下のように項目を分けて記述するスタイルです：
#命令文：ChatGPTにやってほしいことを具体的に伝える#制約：文章のトーン、文体、禁止事項などを明記する#出力：期待する出力形式（例：敬語、箇条書き、○○文字以内など）を指定する- 必要であれば
-でリスト形式の細かい条件を補足
以下に、シンプルで効果的なプロンプト例をいくつか紹介します。
ビジネスメールの依頼文を作成したい場合
#命令文
上司に資料作成を依頼するメールを作成してください。
#制約
-丁寧な表現を使うこと
-納期を明記すること
#出力
自然なビジネスメールの形式
友人にカジュアルなお誘いをしたい場合
#命令文
友人に週末のカフェに誘うメールを作成してください。
#制約
-明るく親しみやすいトーンにすること
#出力
カジュアルな口調のメール形式
謝罪メールを作成したい場合
#命令文
取引先に納期が遅れたことをお詫びするメールを作成してください。
#制約
-誠意が伝わる表現にすること
-責任を明確にしたうえで今後の対応を述べること
#出力
丁寧なビジネスメール形式
受信メールへの返信文を作成したい場合
#命令文 社外の取引先からの打ち合わせ日程調整メールへの返信を作成してください。 #制約 -候補日を3つ提示すること -丁寧な印象に仕上げること #出力 ビジネスメール形式#命令文 上司からの業務確認メールへの返信を作成してください。 #制約 -了解の旨を明記すること -現在の進捗状況を簡潔に述べること #出力 社内メールとして自然な文章形式
テンプレート化しておきたい場合
毎週月曜に送る定例進捗報告メールのテンプレートを作ってください。要点は「進捗」「課題」「今後の予定」です。
メルマガ作成に活用したい場合
30代向けに、生成AIの活用事例を紹介するメールマガジンの原稿を作ってください。導入文と3つの事例、締めの言葉を含めてください。
CCを含む相手に配慮した文面
上司とクライアントの両方をCCに入れるメールを作成してください。クライアントに配慮しつつ、上司にも報告が伝わるようにしてください。
ビジネスパーソンの活用事例5選
実際にChatGPTを使っているビジネスパーソンたちは、どのように活用しているのでしょうか？ここでは、具体的な職種や業務内容を交えた5つのリアルな事例をご紹介します。
営業職・Tさん（30代）
SaaS企業の法人営業を担当する田中さんは、見込み顧客への初回アプローチメール作成にChatGPTを活用しています。
「以前は1通書くのに20分かかっていたのが、今では3分。ChatGPTに『新規顧客向け、製品紹介を含んだ提案メールを3パターン作成』と依頼するだけで、スピードも質も安定しました。」
人事担当・Sさん（40代）
採用業務を行う鈴木さんは、面接日程調整や選考結果連絡メールの作成にChatGPTを使用。
「テンプレ化してもいいけど、少し柔らかい表現を加えたい場面がある。そんなときChatGPTに『候補日を3つ含めて、丁寧かつ自然な文面にしてください』と伝えると、理想的なメールがすぐに出てくるんです。」
海外対応・Yさん（20代）
外資系企業でアシスタントを務める佐藤さんは、英語でのメール作成が必須。
「英語はある程度できますが、丁寧な表現が不安なときにChatGPTが役立ちます。英語でのクレーム対応メールを下書きしてもらい、自分で微調整すれば安心です。」
カスタマーサポート・Fさん（30代）
高橋さんは、サポート業務でよくある質問に対する返信文のバリエーション作成に利用。
「問い合わせの内容に応じて、感情的なお客様にも配慮した返信が求められます。ChatGPTに『謝罪と共感を含めた返答』と依頼すると、冷静で誠実な文面が得られて助かっています。」
総務・Nさん（50代）
社内の案内文や連絡メールが多い中村さんは、To/CCの相手に応じて文面を微調整するために活用。
「会議案内などで、役職者には丁寧に、同僚には簡潔に、と配慮する必要があります。ChatGPTに『この文面を部長宛に書き直してください』と依頼するだけで自然な書き換えが可能です。」
初心者が陥りやすい失敗とその対策
- 曖昧なプロンプトで返答が意図とズレる
- そのまま送ってしまい、微妙なニュアンスの違いに気づかない
- 宛先や情報が入っていないまま文面をコピーしてしまう
目的をはっきり伝える
「何のためのメールか」「誰に送るか」を明確に伝えると、精度が大きく向上します。
一度読み直してカスタマイズ
たとえ内容が完璧でも、自分の状況に合わせて調整することで違和感を減らせます。
ChatGPTを活用した学び方──スクールやセミナーも選択肢
ChatGPTをより深く活用したい方は、スクールやセミナーに参加するのもおすすめです。
- 生成AIの仕組みを学ぶことで応用力が高まる
- ビジネスでの実践的な使い方が身につく
- 最新のプロンプト事例が得られる
無料体験や資料請求ができるスクールもあるので、情報収集から始めてみると良いでしょう。
まとめ──ChatGPTで「伝わる文章」を効率よく手に入れる
メールは、ビジネスでもプライベートでも避けて通れないコミュニケーションの手段です。
そんな日常的な作業こそ、生成AIの力を借りることで、効率と質の両立が可能になります。
最初の一歩を踏み出すだけで、日々のストレスがぐっと軽くなる。それが、ChatGPTがもたらす“自由で快適な”人生の一例かもしれません。
ぜひ今日から、あなたのメール作成にも取り入れてみてください。
